Ob einfache oder doppelte Buchführung, das Prinzip keine Buchung ohne Beleg gilt immer. Jeder Geschäftsvorfall muss durch den Beleg dokumentiert werden. Auch eigene Materialentnahmen aus betrieblichen Waren- oder Rohstoffbeständen müssen belegt werden. Alle Belege werden monatlich gesammelt, dann abgerechnet und gebucht. Danach gibt es Aufbewahrungsfristen, dementsprechend lange werden Belege aufgehoben.